Kanzleimanagement & Administration (m/w/d)
Administration / Anwalt/ Kanzlei / Sonstiges
Innsbruck
Vollzeit / Teilzeit
Wir suchen derzeit für unseren Kunden, einer honorigen Kanzlei in Innsbruck, nach einer Assistenz für ein vielfältiges und interessantes Aufgabengebiet.
Idealerweise verfügen Sie über erste Erfahrungen im Bereich Büroorganisation, Terminmanagement und Kundenbetreuung. Sie mögen die Arbeit mit Menschen und halten zusammen mit Ihren Kolleginnen den hohen Standard im Bereich Service und Klientenbetreuung aufrecht.
Der Kunde bietet ein modernes Arbeitsumfeld mit internen Entwicklungsmöglichkeiten, sowie ein umfangreiches Gehaltspaket.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Organisation und Verwaltung des Kanzleibüros, einschließlich Terminplanung, Fristenüberwachung und Aktenverwaltung.
- Bearbeitung des Schriftverkehrs (E-Mails, Briefe, Protokolle).
- Erstellen, Korrigieren und Formatieren von juristischen Dokumenten (z. B. Verträge, Schriftsätze, Berichte).
- Telefonische und persönliche Betreuung von Mandanten, einschließlich der Entgegennahme von Anfragen und Weiterleitung an die zuständigen Anwälte.
- Organisation und Koordination von Mandantenterminen und Besprechungen.
- Empfang und Betreuung von Mandanten im Kanzleibüro.
- Eigenständige Überwachung und Einhaltung von Fristen und Terminen (z. B. Gerichtstermine, Abgabefristen).
- Pflege von Fristenkalendern und rechtzeitige Erinnerung der Anwälte an wichtige Deadlines.
- Aktenführung und digitale Ablage von Dokumenten im Kanzleisystem.
- Pflege und Aktualisierung der Mandantenstammdaten.
Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Bürokauffrau/mann oder vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung in einer Anwaltskanzlei oder im juristischen Umfeld von Vorteil.
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook).
- Erfahrung mit Kanzleisoftware von Vorteil.
- Hohes Maß an Organisationstalent, Diskretion und Genauigkeit.
- Freundliches und professionelles Auftreten im Umgang mit Mandanten und Kollegen.
- Belastbarkeit und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen.
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
Gehaltspaket:
Ihr individuelles Gehaltspaket und die möglichen Bestandteile werden in einem persönlichen Gespräch erläutert.
